Přepracovali jsme propojení s Fio bankou – platby dorazí do vašeho účetnictví během několika desítek sekund.

Zákazník vám zaplatí fakturu v neděli večer okamžitou platbou a vy o tom víte dřív, než dopije kávu. Peníze dorazí na účet během několika sekund a do účetnictví se propíšou obvykle během několika desítek sekund. Přesně tak funguje naše novinka: přepracované propojení iÚčta s Fio bankou. V tomto článku se dozvíte, co všechno je nového, proč jsou okamžité platby pro podnikatele velká věc a jak si vylepšené propojení zapnete.

Peníze létají okamžitě. Účetnictví by nemělo zůstat pozadu

Okamžité platby změnily způsob, jakým se v Česku posílají peníze. Zatímco běžný převod čeká na zpracování v bankovních dávkách, okamžitá platba je připsaná na účet příjemce během několika sekund, a to nepřetržitě, ve dne v noci, o víkendu i o svátcích. Pro zákazníky je to pohodlí, pro podnikatele obrovská výhoda: o zaplacené faktuře nebo objednávce víte prakticky ihned.

Jenže rychlé připsání peněz na účet je jen půlka příběhu. Pokud účetnictví ty peníze „uvidí“ až za den nebo po ručním importu, o většinu výhody přicházíte. E-shop čeká s expedicí na potvrzení platby, řemeslník neví, jestli mu záloha dorazila, fakturantka ručně kontroluje bankovnictví. Proto jsme se rozhodli, že iÚčto musí držet krok s bankou.

Propojení s Fio bankou jsme přepracovali od základu. Výsledek: nové pohyby z účtu, včetně příchozích okamžitých plateb, se do iÚčta přenesou obvykle během několika desítek sekund od připsání. Platbu tak v účetnictví vidíte prakticky ve stejné chvíli, kdy dorazí do banky, a můžete ji rovnou spárovat s dokladem, nebo ji nechat spárovat a zaúčtovat automaticky.

Co přesně je okamžitá platba

Pro jistotu krátké připomenutí. Běžný bankovní převod se zpracovává v dávkách: banka plátce platbu odešle, mezibankovní systém ji zpracuje a banka příjemce ji připíše. Mezi odesláním a připsáním tak klidně uplyne několik hodin, a když platíte v pátek večer, příjemce peníze uvidí až v pondělí. Okamžitá platba funguje jinak. Zpracovává se jednotlivě a nepřetržitě, takže příjemci na účtu přistane během několika sekund, bez ohledu na pracovní dobu bank, víkendy nebo svátky.

Podmínkou je, aby okamžité platby podporovala banka plátce i banka příjemce. Fio banka mezi podporujícími bankami samozřejmě je, takže pokud vám zákazník posílá peníze z banky, která okamžité platby umí, dorazí vám na Fio účet prakticky ihned. A díky přepracovanému propojení s iÚčtem už tato rychlost nekončí u banky, pokračuje až do vašeho účetnictví. Více o tom, jak s okamžitými platbami pracuje iÚčto, najdete na stránce funkce Okamžité platby.

Proč jsme propojení přepracovali

Propojení iÚčta s Fio bankou přes API patří k nejdéle fungujícím automatizacím v aplikaci. Fio byla jednou z prvních českých bank, která dala klientům k dispozici vlastní API, a spousta našich uživatelů na něm má postavené každodenní zpracování plateb. Původní řešení ale stahovalo pohyby v pevném intervalu 15 minut. Před pár lety to bohatě stačilo, jenže doba se posunula.

Zákazníci dnes platí okamžitými platbami, e-shopy chtějí expedovat co nejdřív po zaplacení a podnikatelé jsou zvyklí, že informace mají k dispozici hned, ne za čtvrt hodiny. Patnáctiminutové okno začalo být nejslabším článkem jinak rychlého řetězu. Proto jsme přenos postavili znovu: nové pohyby se do iÚčta dostanou obvykle během několika desítek sekund a celý mechanismus je připravený na to, že plateb bude přibývat. Zároveň jsme přidali podrobný log přenosů, takže kdykoli dohledáte, kdy a s jakým výsledkem se který pohyb přenesl.

Co všechno je v přepracovaném propojení nového

Změn je víc než jen rychlost. Tady je přehled toho nejdůležitějšího:

• Výrazně rychlejší přenos pohybů. Dříve se pohyby z Fio banky stahovaly v intervalu 15 minut. Nově se nový pohyb objeví v iÚčtu obvykle během několika desítek sekund. To platí pro všechny transakce, příchozí i odchozí.
• Podpora okamžitých plateb. Propojení počítá s okamžitými platbami, které banka připisuje během několika sekund. Příchozí okamžitou platbu vidíte v iÚčtu prakticky ve stejné chvíli, kdy dorazí na účet.
• Online platby ve všech měnách. Platební příkazy odeslané z iÚčta přímo do Fio banky nově podporují všechny měny.
• Snadnější první napojení. Fio standardně zpřístupňuje přes API pohyby za posledních 90 dnů. Nově vám ale poradíme trik, jak při prvním napojení stáhnout i starší historii účtu (více níže).
• Přehled o každém přenosu. V sekci Nastavení → Automatizace → Synchronizace s Fio najdete log jednotlivě přenesených pohybů včetně času přenosu, částky a stavu.

Jak to vypadá v praxi

Představte si běžný den malého e-shopu. Zákazník dokončí objednávku a zaplatí převodem, ideálně okamžitou platbou přes QR kód na faktuře. Banka mu peníze strhne a Fio je během několika sekund připíše na váš účet. Obvykle během několika desítek sekund se platba objeví v iÚčtu v sekci Banka – importy, systém ji podle variabilního symbolu automaticky spáruje s fakturou a pokud máte zapnuté automatické zaúčtování, rovnou ji i zaúčtuje. Faktura je uhrazená, doklad zaúčtovaný, zboží může na cestu. A vy jste přitom nemuseli udělat vůbec nic.

Stejný princip ocení i firmy mimo e-commerce. Stavební firma vidí, že záloha od investora dorazila, ještě než parta vyrazí na stavbu. Účetní kancelář má u klientů s Fio účtem průběžně aktuální podklady bez urgování výpisů. A jednatel malé s.r.o. se ráno podívá na dashboard a vidí skutečný stav financí, ne stav ke včerejšímu večeru.

Používáte více účtů u Fio banky? Není problém. Propojení se nastavuje zvlášť u každého bankovního účtu, ke každému vložíte vlastní token, a stav všech napojených účtů pak vidíte pohromadě v přehledu bankovních účtů, včetně času posledního přenosu. Firmy, které oddělují například provozní a rezervní účet nebo účty v různých měnách, tak mají všechno pod jednou střechou.

Účetnictví, které se vede skoro samo

Rychlý přenos pohybů je jen první článek řetězu. Skutečná úspora času vzniká, když na něj navážou další automatizace, které v iÚčtu máte k dispozici:

• Automatické párování plateb. iÚčto porovná příchozí platby s vydanými fakturami podle variabilního symbolu a částky a samo je spáruje. Detaily najdete v popisu funkce Automatické párování plateb.
• Automatické zaúčtování spárovaných pohybů. Spárovaná platba se může rovnou zaúčtovat, bez ručního zadávání účetních zápisů.
• Automatické návrhy zaúčtování. Systém se učí z vašich předchozích zápisů a u nových dokladů navrhne zaúčtování sám, vy ho jen potvrdíte.
• Online odesílání příkazů. Funguje to i opačným směrem: v sekci Faktury přijaté označíte doklady k proplacení a přes export plateb je pošlete přímo do Fio banky, kde je jen autorizujete.

Dohromady to znamená, že běžná platba od zákazníka projde celým účetnictvím bez jediného ručního kroku. A protože odpadá přepisování údajů, mizí i překlepy v částkách a variabilních symbolech, které se při ručním zpracování dřív nebo později přihodí každému.

Jak z okamžitých plateb vytěžit maximum

Aby vám zákazníci platili rychle, musíte jim to hlavně usnadnit. V iÚčtu na to máte několik nástrojů, které s přepracovaným propojením skládají dohromady celý „zaplaceno hned“ scénář:

• QR platba na faktuře. Přidejte na faktury QR kód. Zákazník ho naskenuje v mobilním bankovnictví, nemusí nic přepisovat a platbu odešle na pár ťuknutí, často právě jako okamžitou.
• Odeslání faktury přímo z aplikace. Fakturu odešlete e-mailem rovnou z iÚčta a vidíte, kdy si ji zákazník přečetl.
• Automatické upomínky. Když platba nedorazí, iÚčto umí poslat upomínku za vás. A protože pohyby chodí do účetnictví průběžně, upomínáte vždy podle aktuálního stavu, ne podle včerejšího výpisu.
• Opakovaná fakturace. Pravidelné platby vyřeší automatická opakovaná fakturace, faktura odejde sama a platba se sama spáruje.

Druhá novinka: mobilní aplikace iÚčto

S rychlými platbami souvisí i druhá velká novinka. iÚčto má nově mobilní aplikaci, ve které máte firmu po ruce i na cestách, včetně přijímání okamžitých plateb z propojeného účtu u Fio banky. Když zákazník zaplatí, nemusíte sedět u počítače, abyste o tom věděli.

Aplikaci si stáhnete z Google Play i z Apple App Store. Co všechno umí a jak ji nastavit, popisujeme v návodu k mobilní aplikaci.

Jak si propojení s Fio bankou zapnete

Nastavení zvládnete za pár minut a zvládne ho každý, kdo umí ovládat internetové bankovnictví. Ve zkratce jde o tři kroky:

1. Vygenerujete API token ve Fio bance. V internetovém bankovnictví v sekci Nastavení → API přidáte nový token, zvolíte práva (jen stahování pohybů, nebo i zadávání plateb) a token autorizujete.
2. Vložíte token do iÚčta. V Nastavení bankovních účtů otevřete svůj Fio účet, vložíte token do pole FIO token, nastavíte datum začátku přenosů a zaškrtnete Stahovat pohyby do iÚčta.
3. Hotovo. iÚčto token ověří přímo proti bance a od té chvíle se pohyby přenášejí samy. Stav připojení a čas posledního přenosu vidíte v přehledu bankovních účtů.

Podrobný postup s obrázky, popis všech voleb i časté dotazy najdete na stránce funkce Propojení s Fio bankou.

Tip pro první napojení: jak stáhnout i starší historii

Fio banka standardně zpřístupňuje přes API pohyby za posledních 90 dnů. Při prvním napojení účtu se ale často hodí dostat do účetnictví i starší transakce. Řešení je jednoduché: Fio umožňuje historii účtu dočasně odemknout.

V internetovém bankovnictví v sekci Nastavení → API kliknete u svého tokenu na ikonu zámku. Vytvoří se autorizační pokyn, který potvrdíte silnou autorizací (SMS nebo mobilní aplikací Fio), a kompletní historie účtu je poté na 10 minut přístupná i přes API. Na straně iÚčta pak stačí odemknutí provést těsně předtím, než token uložíte, případně spustíte přenos, a starší pohyby se v tomto okně stáhnou. Jen pamatujte, že datum počátku přenosů musí spadat do otevřeného účetního či DPH období. Starší historii jde případně doplnit i ručním importem pohybů ze souboru.

Přecházíte z ručního importu? Přechod je otázka minut

Pokud dnes pohyby z Fio banky do účetnictví dostáváte ručně, tedy stáhnete výpis v bankovnictví a naimportujete ho ze souboru, přechod na online propojení vás nebude stát skoro žádný čas. Vygenerujete token, vložíte ho k účtu a nastavíte datum, od kterého má iÚčto pohyby stahovat. Ideálně ho navážete na den, kterým končí váš poslední ručně naimportovaný výpis, aby na sebe data plynule navázala a nic se nezdvojilo ani neztratilo.

Od té chvíle už výpisy stahovat nemusíte. Ruční import pohybů vám nicméně zůstane k dispozici, hodí se pro doplnění starší historie nebo pro účty u bank, se kterými přímé propojení zatím nenabízíme.

Je to bezpečné?

Ano. Celý přenos běží přes zabezpečené API rozhraní, které Fio banka sama provozuje a nabízí svým klientům. Přístup k účtu řídíte jediným tokenem, který si sami vygenerujete, sami mu určíte práva (jen čtení pohybů, nebo i zadávání plateb) a kdykoli ho můžete v bankovnictví zneplatnit. Odeslané platební příkazy navíc vždy autorizujete ve svém internetovém bankovnictví, iÚčto bez vašeho schválení žádnou platbu neprovede.

Nemáte účet u Fio banky?

Nevadí. iÚčto podporuje přímé online propojení také s dalšími bankami: Komerční bankou, Českou spořitelnou, Raiffeisenbank a MONETA Bank. Pokud máte účet u banky, se kterou přímé propojení zatím nenabízíme, využijete ruční import pohybů ze souboru, který je dostupný ve všech tarifech.

A pokud spolupracujete s externí účetní, máme dobrou zprávu i pro ni: dostane do iÚčta vlastní přístup s nastavenými právy a pracuje přímo ve vašich datech online, včetně automaticky stažených bankovních pohybů. Žádné posílání výpisů a souborů tam a zpět.

Shrnutí: co vám přepracované propojení přinese

Rychlost. Přehled. Méně ruční práce. Pohyby z Fio banky jsou v iÚčtu obvykle během několika desítek sekund, okamžité platby vidíte v účetnictví prakticky ve stejné chvíli, kdy dorazí na účet, a díky automatickému párování a zaúčtování projde běžná platba účetnictvím úplně sama. Příkazy k úhradě odešlete z aplikace v jakékoli měně a díky mobilní aplikaci máte o penězích přehled, ať jste kdekoli. To vše v ceně tarifu Firma, bez příplatků.

A protože iÚčto běží v cloudu, nemusíte kvůli novince nic instalovat ani aktualizovat. Přepracované propojení máte v aplikaci automaticky, stejně jako všechny budoucí legislativní i produktové novinky. Stačí si ho jen zapnout. Pokud iÚčto ještě nepoužíváte, můžete si ho vyzkoušet zdarma, a při první registraci s roční platbou navíc získáte 2 měsíce zdarma.