Jak používat mobilní aplikaci iÚčto: návod krok za krokem

V tomto návodu se dozvíte, jak používat mobilní aplikaci iÚčto krok za krokem. Přijímejte platby přes QR kód a posílejte doklady rovnou do účetnictví, žádné složitosti.
Aplikaci stáhnete zdarma na Google Play. Verze pro iPhone v App Store vyjde již brzy.

1. Připojíte firmu
2. Zadáte částku
3. Zákazník zaplatí QR kódem
4. Doklad se vystaví sám

Obsah návodu

• Co aplikace umí
• Okamžité platby
• První připojení k iÚčtu
• Domovská obrazovka
• Přijetí platby krok za krokem
• Co když…
• Rychlý prodej (oblíbené položky)
• Došlé doklady
• Nastavení
• Časté otázky
• Soukromí a bezpečnost

Tři věci v jedné aplikaci

Aplikace iÚčto je jako malá mobilní pokladna. Vše, co v ní uděláte, se propíše přímo do vašeho účetnictví iÚčto. Základem jsou Okamžité platby, tedy přijímání peněz přes QR kód bez terminálu.

Platba QR kódem

Zadáte částku, zákazník naskenuje QR kód v bankovní aplikaci a vy hned vidíte, že zaplatil.

Rychlý prodej

Oblíbené položky (káva, oběd…) přidáte jedním ťuknutím. Cena i součet se spočítají samy.

Došlé doklady

Účtenku nebo fakturu vyfotíte a rovnou pošlete do iÚčta. Zpracuje se automaticky.

Okamžité platby: co to je a co potřebujete

Přijímejte platby bez terminálu, přímo z faktury. Zákazník naskenuje QR kód, vy vidíte Zaplaceno a doklad se sám spáruje a zaúčtuje. Bez terminálu, bez procenta z transakcí, bez dalšího zařízení. Okamžité platby jsou dostupné v tarifech Firma a Max.

1. Zadáte částku, ukáže se QR kód. Částku naťukáte v aplikaci (nebo otevřete fakturu) a obrazovku s QR kódem otočíte k zákazníkovi.
2. Zákazník naskenuje kód ve své bankovní aplikaci. Nezadává číslo účtu, částku ani variabilní symbol, vše je v kódu. Žádné překlepy, žádné špatně spárované platby.
3. Jakmile platba dorazí, ukáže se „Zaplaceno“. iÚčto úhradu pozná přes online propojení s bankou a doklad automaticky spáruje a zaúčtuje. Vy neděláte nic.
4. Funguje i na dálku. Zákazník naskenuje QR kód z faktury poslané e-mailem a spárování proběhne úplně stejně.

Čím se to liší od běžného QR kódu na faktuře?

Obyčejný QR kód jen předvyplní příkaz k úhradě. Okamžitá platba přidává druhou půlku: iÚčto sleduje váš účet, o platbě ví v okamžiku připsání a zaúčtuje ji za vás.

Srovnání s platebním terminálem

• Měsíční náklad: terminál obvykle 200 až 500 Kč měsíčně, Okamžitá platba v ceně tarifu Firma.
• Poplatek z transakce: terminál 1 až 2 % z každé platby, Okamžitá platba 0 %.
• Připsání peněz: terminál za 1 až 2 dny, Okamžitá platba prakticky ihned na vašem účtu.
• Párování s dokladem: terminál ručně, Okamžitá platba automaticky, doklad se spáruje i zaúčtuje sám.

Co potřebujete

• iÚčto v tarifu Firma nebo Max. Na vyšší tarif můžete přejít kdykoli přímo v aplikaci iÚčto.
• Účet u podporované banky. Aktuálně Česká spořitelna a Fio banka (připravujeme), další banky přibývají. Zákazník přitom může platit z kterékoli banky.
• Tento účet online propojený s iÚčtem. Propojení nastavíte jednou v iÚčtu. Díky němu iÚčto vidí příchozí platby.

Dobré vědět předem

Rychlost potvrzení závisí na bance zákazníka. Pokud jeho banka okamžité platby nepodporuje, proběhne úhrada jako běžný převod. QR kód i automatické spárování fungují stejně, jen na Zaplaceno počkáte déle.

První připojení k iÚčtu

Tohle se dělá jen jednou. Aplikace se s účetnictvím spojí pomocí tzv. API klíče. To je jen dlouhý přístupový kód, který si zkopírujete z iÚčta. Žádné heslo do aplikace nezadáváte. Průvodce vás vede a nahoře ukazuje KROK 1 ZE 2.

1. Krok 1: zadejte API klíč z iÚčta. Ťukněte na Otevřít nastavení API v iÚčtu. V iÚčtu jděte do Nastavení › API a vygenerujte klíč.
2. Vložte klíč do aplikace. Zkopírovaný klíč vložte do pole iÚčto API klíč. Aplikace ho ověří a ukáže zeleně Ověřeno – připojeno k iÚčtu spolu s názvem vaší firmy a IČO.
3. Vyberte účet pro platby. Zvolte Bankovní účet, kam mají chodit platby. Pak ťukněte na Další.
4. Krok 2: zkontrolujte a upravte. Většina je předvyplněná z iÚčta: výchozí zákazník Koncový zákazník, text položky Prodej zboží a sazba DPH. Můžete rovnou nastavit vzhled a volitelně oblíbené položky pro rychlý prodej.
5. Dokončete. Ťukněte na Dokončit nastavení a můžete přijímat platby.

API klíč se ukládá jen v tomto zařízení, nikam se neodesílá.

Pozor: aby aplikace zachytila platbu do minuty, musí být zvolený účet v iÚčtu online propojený s bankou a podporovat okamžité platby.

Domovská obrazovka

Po zapnutí aplikace uvidíte dvě velké dlaždice. Odsud se dostanete do všeho podstatného.

• Modrá dlaždice „Platba“ otevře přijímání platby přes QR kód, tedy nejčastější věc, kterou budete dělat.
• Zelená dlaždice „Došlé doklady“ otevře fotografování a odesílání účtenek a faktur.
• Ozubené kolo vpravo nahoře vede do Nastavení. Tam se dají měnit údaje, oblíbené položky i vzhled.
• Dole „PŘIPOJENO“: zelená tečka a název firmy potvrzují, že je aplikace správně spojená s vaším účetnictvím.

Přijetí platby krok za krokem

Takhle vypadá běžná platba, když všechno klape. Zákazník platí telefonem, vy nepotřebujete terminál ani hotovost.

1. Zadejte částku. Na obrazovce Okamžitá platba naťukejte částku v Kč. QR kód se vytvoří sám.
2. Ukažte zákazníkovi QR kód. Zákazník ho naskenuje ve své bankovní aplikaci a potvrdí platbu.
3. Počkejte. Pod QR kódem běží text „Naskenujte kód v bankovní aplikaci. Po zaplacení se zobrazí potvrzení.“ Aplikace platbu hlídá sama, kontroluje ji každé 3 vteřiny. Nemusíte nic mačkat.
4. Hotovo. Když platba dorazí, krátce se ukáže „Platba dorazila, vystavuji doklad…“ a pak zelené Zaplaceno se zvukem. Objeví se „Doklad … vystaven a spárován.“ Doklad se vystaví i zaúčtuje automaticky.

Tip: nemusíte nic účtovat ručně. Vystavení faktury, spárování s platbou i zaúčtování proběhne samo.

Po zaplacení

Zelená obrazovka Zaplaceno potvrzuje, že peníze dorazily a doklad je vystavený. Dál máte dvě tlačítka:

• „Další platba“ připraví novou prázdnou obrazovku pro dalšího zákazníka.
• „Sdílet doklad“ pošle zákazníkovi odkaz na doklad, třeba přes SMS, e-mail nebo WhatsApp.

Co když…

Ne každá platba proběhne na první dobrou. Tady je přehled situací, které mohou u pultu nastat, a co přesně v nich udělat.

…platba ještě nedorazila?

Po zhruba minutě čekání se ukáže Platba nedorazila a text „Zatím jsme platbu nezachytili. Můžete čekat dál, nebo zadat novou.“ Nabídnou se tři tlačítka: Čekat dál spustí další minutu čekání, částka i QR kód zůstanou stejné. Nová platba začne od začátku. Vytvořit doklad viz níže.

…platba dorazila, ale nešla spárovat sama?

Ukáže se Zaplaceno, ale s textem „Doklad … vystaven. Úhradu spárujte v iÚčtu, v přehledu plateb.“ Doklad je hotový, jen úhradu ručně dopárujete v iÚčtu.

…se něco nepovedlo?

Při chybě (třeba výpadku internetu) se objeví červená hláška a tlačítko Zkusit znovu. Ťukněte na něj, nic se neztratí.

…chce zákazník doklad?

Ťukněte na Sdílet doklad. Pošle se veřejný odkaz na doklad přes SMS, e-mail, WhatsApp nebo cokoli, co máte v telefonu. Na počítači se doklad otevře v novém okně.

…potřebujete jiného zákazníka nebo jiný text na dokladu?

Ťukněte na tužku u řádku se zákazníkem, otevřou se Detaily platby. Zákazníka najdete psaním (stačí 3 znaky). Použít pro tuto platbu platí jen pro tuhle jednu platbu, Uložit jako výchozí nastaví změnu napořád. QR kód se tím nemění.

…zákazník ukázal, že zaplatil, ale banka to ještě nepotvrdila?

Typicky když platba jde z banky, která okamžité platby neumí. Zákazník vám v telefonu ukáže odeslanou platbu, ale aplikace ještě čeká. Přesně na to je tlačítko Vytvořit doklad.

1. Ověřte si to u zákazníka. Použijte to jen tehdy, když vám zákazník ve své bankovní aplikaci ukázal, že platbu opravdu odeslal.
2. Ťukněte na „Vytvořit doklad“. Aplikace se pro jistotu zeptá: „Ověřili jste platbu u zákazníka?“ s textem „Použijte, jen když zákazník v bankovní aplikaci ukázal, že platbu odeslal. Doklad vystavíme hned a iÚčto ho uhradí automaticky, až peníze dorazí do banky.“
3. Potvrďte. Ťukněte na Ano, vytvořit doklad.
4. Výsledek: „Doklad vytvořen“. Zobrazí se modrá obrazovka Doklad vytvořen (ne oslavné „Zaplaceno“) s textem „Doklad … vystaven. Platba se spáruje automaticky, až dorazí do banky.“ Bez zvuku, peníze fyzicky ještě nedorazily, spárování proběhne samo později.

Rychlý prodej s oblíbenými položkami

Prodáváte pořád to samé, třeba kávu, oběd nebo vstupné? Nastavte si oblíbené položky a pak jen ťukáte. Ideální na pult nebo na stánek.

1. Ťukněte na dlaždici položky. Každá dlaždice ukazuje emoji, název a cenu, třeba Káva 45 Kč. Ťuknutím přidáte 1 kus do košíku.
2. Upravte počty v košíku. Dalším ťuknutím na dlaždici přidáte další kus. V košíku měníte počet přes − a +, ikona koše položku smaže úplně.
3. Součet se počítá sám. Nahoře se průběžně počítá Celkem. Nemusíte nic sčítat.
4. Zobrazte QR platbu. Ťukněte na Zobrazit QR platbu a pokračujte stejně jako u běžné platby.

Kde se položky nastavují: v Nastavení › Oblíbené položky, nebo přímo dlaždicí +. V editoru zvolíte emoji, Název (max 24 znaků), Cena za kus (vč. DPH), nepovinný Text na doklad a volitelně vlastní DPH a zaúčtování. Můžete mít až 12 položek.

Vyfoťte doklad a pošlete ho do iÚčta

Dostali jste účtenku nebo fakturu? Nemusíte nic přepisovat, stačí vyfotit a odeslat. V iÚčtu se zpracuje automaticky.

1. Vyberte, odkud doklad vezmete. Vyfotit doklad otevře fotoaparát, Z galerie vloží už pořízenou fotku a Soubor třeba PDF fakturu z e-mailu.
2. Zkontrolujte náhled. Obrázek ťuknutím zvětšíte a prsty přiblížíte, PDF má vlastní prohlížeč. Pokud se doklad nepovedl, ťukněte na Změnit.
3. Odešlete. Ťukněte na Odeslat do iÚčta. Během odesílání běží „Nahrávám doklad…“.
4. Hotovo. Ukáže se Odesláno a text „Doklad je v došlé poště iÚčta. Zpracujeme ho automaticky.“ Tlačítkem Nahrát další rovnou pokračujete. Kdyby se odeslání nepovedlo, dejte Zkusit znovu.

Podporované formáty: PNG, JPG, PDF, XML, ISDOC, ISDOCX, WebFakt. Maximální velikost 4 MB.

Tip: foťte za dobrého světla a celý doklad, ať je dobře čitelný. Zpracování pak proběhne bez zádrhelů.

Co si můžete nastavit

Do nastavení se dostanete kdykoli přes ozubené kolo vpravo nahoře. Většinu věcí za vás aplikace předvyplní z iÚčta.

Připojení a bankovní účet

Ukazuje, k jaké firmě jste připojení, a nechá vybrat účet, na který chodí platby. Jak říká nápověda v aplikaci: „Na tento účet chodí platby a podle něj se páruje příchozí pohyb.“

Fakturace a účtování

Výchozí zákazník, Výchozí text položky faktury a sazba DPH, nebo volba Neplátce. Platí, že „Zadaná částka je vždy koncová (včetně DPH).“

Oblíbené položky

Správa dlaždic pro rychlý prodej: přidání, úprava a mazání. Můžete jich mít až 12.

Vzhled

Přepínač Světlý / Tmavý / Systém. Změna se uloží hned a platí jen pro tento telefon.

Po úpravách ťukněte na Uložit nastavení dole na obrazovce. Tlačítko jde použít až po ověření API klíče.

Časté otázky

Krátké odpovědi na to, co uživatele nejčastěji zajímá.

Vaše data zůstávají u vás

Aplikace nesbírá osobní údaje pro sebe. Pracuje jen s tím, co potřebuje k propojení s vaším účetnictvím.

• API klíč a nastavení jsou uložené pouze ve vašem telefonu. Nikam se neposílají a smažete je odinstalováním aplikace.
• Účetní data (platby, faktury, doklady) se posílají výhradně na servery iÚčto, nikomu jinému.
• Veškerá komunikace je šifrovaná (HTTPS).
• Aplikace neobsahuje reklamní ani sledovací nástroje a nepoužívá sledovací cookies.
• Máte práva podle GDPR: přístup k údajům, opravu, výmaz i přenositelnost.

Úplné znění najdete v dokumentu Ochrana osobních údajů v aplikacích iÚčto.