Opakované předpisy nákladů

Platíte každý měsíc leasing, nájem nebo pojistné a žádná faktura k tomu nechodí? Pak jste dosud museli stejný doklad zadávat pořád dokola. Opakovaný předpis nákladů v iÚčtu to řeší za vás: nastavíte jednou, jak často a jak dlouho se má předpis zakládat, a doklady pak vznikají samy, včetně zaúčtování, střediska i splatnosti. Funguje stejně jako opakovaná fakturace, jen na straně nákladů. Na této stránce si projdeme, co funkce umí, pro koho se hodí, jak ji ve třech krocích nastavíte a na co si dát pozor.

Co opakovaný předpis nákladů umí

• Zakládá doklady sám. V den, na který plán vychází, vznikne běžný předpis nákladů s číslem z řady IPN. Nemusíte si nic hlídat ani nic duplikovat.
• Drží zvolenou periodu. Řeknete, jak často se má předpis opakovat a kolik jich má celkem vzniknout, třeba 36 splátek leasingu. Hned vidíte, kdy vznikne první, druhý a poslední.
• Přebírá celé zaúčtování. Typ účetní položky, sazba DPH, středisko i zakázka se z plánu propíšou do každého vytvořeného dokladu, takže je celá řada zaúčtovaná stejně.
• Umí zaúčtovat rovnou. S volbou Automaticky zaúčtovat je doklad hotový ve chvíli, kdy vznikne, a vy už se k němu nemusíte vracet.
• Dopočítá termíny. Splatnost i datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) se odvodí z nastavení plánu.
• Vytvoří plán z hotového dokladu. Na detailu každého předpisu nákladů je tlačítko Opakovat předpis, které plán předvyplní dodavatelem, položkami i zaúčtováním.

Pro koho se opakovaný předpis nákladů hodí

Pro firmy vedoucí účetnictví, které mají pravidelné náklady bez faktury. Splátky leasingu a úvěrů, nájemné podle smlouvy, pojistné, členské příspěvky nebo paušály za služby. Čím víc takových nákladů firma má, tím dřív se nastavení plánů vyplatí: u pěti pravidelných nákladů to je pět dokladů měsíčně, které nikdo nemusí zakládat ani po nikom kontrolovat.

Konkrétně: firma se dvěma vozy na leasing, nájmem kanceláře a roční pojistkou zadávala dosud tři až čtyři doklady měsíčně, pokaždé stejné. Po nastavení plánů z toho zbyde jedna kontrola, když se změní smlouva. Účetní zároveň nemusí na konci měsíce dohledávat, jestli se nájem opravdu neplatil, nebo se jen zapomněl zadat.

Velký smysl to dává i pro účetní a účetní kanceláře, které tyhle doklady zakládají za klienty. Jeden plán na klienta znamená, že se z pravidelně hlídané položky stane věc, kterou stačí zkontrolovat jednou za čas. A protože se zaúčtování přebírá z plánu, nevznikne v řadě dokladů výjimka, kterou pak někdo hledá při uzávěrce.

Naopak u nákladu, ke kterému vám chodí faktura, plán zakládat nemá smysl. Tam je na místě automatické zpracování došlých dokladů, které údaje z faktury přečte za vás.

Předpis nákladů, přijatá faktura a opakovaná fakturace

Tři podobně znějící věci, které řeší tři různé situace. Stojí za to si je oddělit, protože podle toho se rozhodujete, co v iÚčtu zakládat.

• Přijatá faktura je doklad, který vám dodavatel vystavil a poslal. Dostanete ji do Faktur přijatých a nic nevymýšlíte.
• Předpis nákladů je interní doklad, který si vystavujete sami tam, kde žádná faktura nepřijde.
• Opakovaný předpis nákladů je plán, ze kterého předpisy vznikají samy. Není to doklad, je to pravidlo.
• Opakovaná fakturace je jeho protějšek na straně výnosů. Opakovaná fakturace vystavuje vydané faktury zákazníkům a ty na rozdíl od předpisů odcházejí ven.

Jak opakovaný předpis nákladů nastavíte

Nový plán založíte přes Přidat doklad, kde ve sloupci Faktury přijaté najdete položku Opakovaný předpis nákladů. Formulář má nahoře nastavení opakování a pod ním stejné údaje jako běžný předpis nákladů.

1. Nastavte opakování

   Nejdřív řeknete, jak často a jak dlouho se má předpis zakládat. U leasingu to bude typicky opakovat každý 1 měsíc, první předpis první den v měsíci a ukončit po 36 předpisech, tedy tolikrát, kolik má smlouva splátek.

   Pod nastavením se rovnou zobrazí, kdy vznikne první, druhý a poslední předpis. Na jeden pohled si tak ověříte, že poslední splátka vychází na konec smlouvy a že jste se v počtu období nespletli.

2. Vyplňte předpis jako obvykle

   Zbytek formuláře znáte z běžného předpisu nákladů. Dodavatel, variabilní symbol, počet dní do splatnosti a jednotlivé položky s typem účetní položky, sazbou DPH, střediskem a zakázkou.

   Položky si rozepište tak, jak je chcete vidět v reportech. U nájmu to bývá nájemné zvlášť a zálohy na služby zvlášť, u leasingu jedna položka splátky. Rozpad se pak zachová v každém vytvořeném dokladu.

3. Uložte a nechte předpisy vznikat

   Po uložení se plán objeví v přehledu Opakované předpisy nákladů pod Fakturami přijatými, i s datem dalšího předpisu. Od té chvíle už nemusíte dělat nic: doklad vznikne v den data z plánu a chová se jako každý jiný předpis nákladů. Uhradíte ho, spárujete s bankou, upravíte nebo smažete.

Rychlejší cesta: Opakovat předpis

Pokud už máte předpis, který se pravidelně opakuje, nemusíte plán zakládat od nuly. Otevřete detail dokladu a klikněte na Opakovat předpis. Plán se předvyplní dodavatelem, položkami i zaúčtováním a vy doplníte jen, jak často a jak dlouho se má opakovat. Je to nejrychlejší způsob, jak převést stávající pravidelné náklady na plány, aniž byste cokoli přepisovali.

Cesta funguje i opačně. Na detailu dokladu vytvořeného z plánu najdete tlačítko Zobrazit plán opakovaného předpisu, takže se z konkrétního dokladu vždycky dostanete zpátky k pravidlu, které ho vytvořilo.

Co se stane, když se něco změní

• Změna v plánu platí dopředu. Zdražil nájem? Upravte částku v plánu a nová platí od dalšího předpisu. Dříve vytvořené doklady zůstávají tak, jak vznikly, což je správně, protože už jsou zaúčtované a případně uhrazené.
• Nový rok počká na účetní období. Když pro datum předpisu ještě neexistuje účetní období, doklad počká a vznikne hned po jeho založení, s číslem z řady nového roku. Na přelomu roku se tedy nic neztratí.
• Akontace a odkupní cena se v plánu nastavit nedají. První nebo poslední splátku s jinou částkou upravte ručně přímo na vytvořeném předpisu, plán tím nenarušíte.
• Nic se neposílá e-mailem. Předpis nákladů je interní doklad, plán ho jen založí. Na rozdíl od opakované fakturace nikomu nic neodchází.
• Změnu smlouvy promítněte do plánu. Prodloužení nájmu nebo úprava splátkového kalendáře se do plánu nepropíše sama. Je to jediné místo, kde se o opakovaný předpis ještě staráte.

Typické situace

Leasing a splátkový kalendář

Smlouva má pevný počet splátek, pevnou částku a pevný den v měsíci. Plán nastavíte jednou, ukončení navážete na počet splátek a máte jistotu, že poslední předpis vznikne přesně s poslední splátkou. Když firma jezdí na víc vozů, založíte plán pro každý z nich a v přehledu vidíte pohromadě, kolik vás flotila měsíčně stojí.

Nájem kanceláře nebo skladu

Nájem se platí pořád dokola a často se rozpadá na víc položek. V plánu si je rozepíšete jednou a každý měsíc vzniká doklad se stejnou strukturou, stejným střediskem a stejnou předkontací. Pokud jeden prostor sdílí víc středisek nebo zakázek, rozpad se propíše i do nákladů podle středisek.

Pojistné, paušály a členské příspěvky

Ne všechno se opakuje měsíčně. Pojistné bývá roční, servisní paušál čtvrtletní, členský příspěvek jednou za rok. Právě u těchto nákladů se nejčastěji zapomíná, protože je mezi nimi dost času na to zapomenout. Plán s delší periodou se proto vyplatí nejvíc: jednou nastavíte a další rok už jen zkontrolujete, že doklad naskočil.

Jak opakované předpisy zapadají do automatizace iÚčta

Vytvořený předpis se chová jako každý jiný doklad, takže na něj navazuje zbytek automatizace. Platba za leasing nebo nájem, která odejde z účtu, se díky automatickému párování plateb spáruje s dokladem a při zapnutém automatickém zaúčtování se rovnou zaúčtuje. U dokladů, které zakládáte ručně, pomůžou automatické návrhy zaúčtování, které se učí z vašich předchozích zápisů.

Dohromady se tím z pravidelných nákladů stává ta nejnudnější část účetnictví, což je u nákladů přesně to, co chcete. Doklad vznikne sám, zaúčtuje se sám, platba se k němu sama spáruje a vy se na něj podíváte jen tehdy, když se změní smlouva. Aktuální stav nákladů přitom vidíte průběžně na dashboardu i v reportech.

Jak si plány zavést, když jich máte víc

Zavedení je jednorázová práce, která se dělá nejlíp najednou. Vyhraďte si na ni půl hodiny a projděte ji v tomhle pořadí.

1. Udělejte si inventuru pravidelných plateb. Nejrychleji ji získáte z bankovních pohybů za poslední rok. Vypište odchozí platby, které se opakují se stejnou částkou a stejným příjemcem.
2. Vytřiďte ty, ke kterým chodí faktura. Ty do plánů nepatří. Zůstanou vám smlouvy a splátkové kalendáře, tedy přesně ty případy, kvůli kterým opakovaný předpis vznikl.
3. Založte plán od nejbližšího celého období. Nemá smysl dohánět zpětně měsíce, které už máte zaúčtované.
4. Doplňte středisko a zakázku hned. Promítne se to do všech budoucích dokladů, opravovat to později znamená procházet doklad po dokladu.
5. Zkontrolujte první cyklus. Až vznikne první doklad z plánu, podívejte se na částku, datum i zaúčtování. Od té chvíle můžete plánu věřit.

Kolik opakované předpisy nákladů stojí

Opakované předpisy nákladů jsou součástí tarifu Firma a vyššího, bez jakéhokoli příplatku navíc. Ve stejném tarifu máte i online propojení s bankou, automatické párování plateb a odesílání platebních příkazů, tedy celý řetěz, na který opakované předpisy navazují. Kompletní přehled toho, co jednotlivé tarify obsahují, i aktuální ceny najdete v ceníku iÚčta.

iÚčto běží celé v cloudu, takže kvůli této ani žádné další novince nemusíte nic instalovat ani aktualizovat. Funkci máte v aplikaci automaticky, stejně jako budoucí legislativní aktualizace, které v ceně řešíme za vás.

Podrobný návod a další informace

Postup krok za krokem i s obrázky najdete v nápovědě v článku Opakované předpisy nákladů. Proč jsme funkci přidali a jak vypadá v praxi, popisujeme také v článku Opakovaný předpis nákladů zadáte jednou na blogu.

Pokud si nejste jistí, které z vašich pravidelných nákladů dává smysl převést na plán, napište nám. Projdeme je s vámi a poradíme, jak je nastavit, ať odpovídají smlouvám a splátkovým kalendářům, které opravdu máte.

Často kladené dotazy

Co je opakovaný předpis nákladů?

Je to plán, podle kterého iÚčto samo zakládá interní předpisy nákladů ve zvolené periodě. Používá se na pravidelné náklady, ke kterým nechodí faktura, typicky na splátky leasingu, nájemné, pojistné nebo členské příspěvky.

Jak se liší od opakované fakturace?

Opakovaná fakturace řeší výnosy a vystavuje vydané faktury, které odcházejí zákazníkovi. Opakovaný předpis nákladů řeší vaše náklady a zůstává uvnitř účetnictví, protože předpis nákladů je interní doklad. Logika nastavení opakování je v obou případech stejná.

Kde plán najdu?

Nový plán založíte přes Přidat doklad ve sloupci Faktury přijaté, položka Opakovaný předpis nákladů. Přehled všech plánů je pod Fakturami přijatými v sekci Opakované předpisy nákladů, i s datem dalšího předpisu.

Co se stane, když změním částku v plánu?

Nová částka platí od dalšího vytvořeného předpisu. Dříve vytvořené doklady se nemění, zůstávají tak, jak vznikly a jak byly zaúčtované.

Vznikne předpis i na přelomu roku?

Ano. Pokud pro datum předpisu ještě neexistuje účetní období, doklad počká a vznikne hned po jeho založení, s číslem z řady nového roku.

Můžu v plánu nastavit akontaci nebo odkupní cenu?

Ne, plán zakládá doklady se stejnou částkou. První nebo poslední splátku s odlišnou částkou upravte ručně přímo na vytvořeném předpisu.

Posílá se předpis dodavateli e-mailem?

Ne. Předpis nákladů je interní doklad, plán ho jen založí ve vašem účetnictví. Nikomu nic neodchází.

Jak rychle převedu stávající předpis na plán?

Otevřete detail předpisu nákladů a klikněte na Opakovat předpis. Plán se předvyplní dodavatelem, položkami i zaúčtováním a vy doplníte jen, jak často a jak dlouho se má opakovat.

Můžu mít víc plánů najednou?

Ano. Plánů si můžete založit tolik, kolik máte pravidelných nákladů, a každý má vlastní periodu i vlastní položky. Všechny pak vidíte pohromadě v přehledu Opakované předpisy nákladů, seřazené podle data dalšího předpisu, takže máte přehled o tom, co firmě v nejbližších týdnech naskočí.

Od jakého tarifu jsou opakované předpisy nákladů dostupné?

Od tarifu Firma a vyššího, bez příplatku. Podrobnosti a srovnání tarifů najdete v ceníku.