Automatické rozpoznání dokladů: jak funguje a jak dokoupit další

Vyfotíte účtenku nebo nahrajete PDF fakturu a iÚčto z dokladu samo vyčte údaje potřebné k zaúčtování. Přesně to dělá automatické rozpoznání došlých dokladů. Každý tarif má měsíční limit rozpoznaných dokladů, a když vám přestane stačit, jednoduše si dokoupíte další. V tomto článku vysvětlíme, jak rozpoznávání funguje, co se do limitu počítá a jak nákup dalších dokladů probíhá krok za krokem.

Co je automatické rozpoznání došlých dokladů

Automatické rozpoznání řeší nejméně oblíbenou část práce s došlými doklady: ruční přepisování. Do iÚčta nahrajete PDF fakturu nebo obrázek dokladu (foto, sken) a aplikace z něj sama vyčte údaje a připraví doklad k zaúčtování. Vy už jen zkontrolujete výsledek a dokončíte zaúčtování. Rozpoznané doklady najdete pohromadě v Došlých dokladech a na Nástěnce v panelu Doklady k dokončení, takže máte přehled, co ještě čeká na vaši kontrolu. Podrobnosti o funkci najdete na stránce automatické zpracování účetních dokladů.

Rozpoznání se čerpá jen u dokladů, které je skutečně potřeba přečíst, tedy u PDF bez ISDOC dat a u obrázků. Doklady ve formátu ISDOC se načtou bez čerpání limitu, protože potřebná data už obsahují.

Kolik rozpoznaných dokladů máte v tarifu

Každý tarif obsahuje měsíční limit automaticky rozpoznaných dokladů, který se na začátku měsíce obnovuje:

• Fakturace: 5 dokladů měsíčně
• Sólo: 10 dokladů měsíčně
• Firma: 30 dokladů měsíčně
• Max: 50 dokladů měsíčně (více na dotaz)

Zkušební tarif Start nabízí 5 rozpoznaných dokladů na vyzkoušení. Přehled všech tarifů najdete v ceníku.

Když limit nestačí: dokupte si balíček dokladů

Pokud zpracováváte více dokladů, než měsíční limit pokryje, nemusíte kvůli tomu měnit tarif. Stačí dokoupit balíček 100 dokladů za 726 Kč včetně DPH (600 Kč bez DPH). Platí přitom jednoduchá pravidla:

• Jde o jednorázový nákup, žádné předplatné. Nic se automaticky neprodlužuje ani nestrhává.
• Dokoupené doklady nepropadají. Přenášejí se do dalších měsíců, dokud je nevyčerpáte.
• Čerpají se až po vyčerpání měsíčního limitu tarifu. O doklady koupené s předstihem tak nepřijdete.
• Nákup provádí správce firmy. Ostatní uživatelé vidí zůstatek, nákup pro ně není dostupný.

V jedné objednávce lze koupit až 50 balíčků, tedy 5 000 dokladů. V přepočtu vychází jeden rozpoznaný doklad na 7,26 Kč včetně DPH, což je zpravidla výrazně méně, než kolik stojí čas strávený ručním přepisováním.

Kdy se dokoupení hodí

Dokoupení dokladů je určené pro situace, kdy měsíční limit nestačí jen občas nebo nárazově. Typicky jde o sezónní špičku, kdy vám přijde víc faktur než obvykle, o jednorázovou vlnu účtenek po větší akci nebo o měsíc, kdy doháníte účtování za delší období. Místo přechodu na vyšší tarif zaplatíte jen za doklady, které skutečně potřebujete, a nevyčerpané vám zůstanou na příště.

Pokud naopak limit překračujete pravidelně a výrazně, vyplatí se porovnat cenu balíčků s vyšším tarifem. Vyšší tarify přinášejí kromě většího limitu i další funkce, srovnání najdete v ceníku.

Jak dokoupení probíhá krok za krokem

1. Otevřete nákup dokladů

Stav rozpoznávání ukazuje karta Automatické rozpoznání došlých dokladů. Vždy na ní vidíte, kolik dokladů vám zbývá z měsíčního limitu a kolik máte dokoupených. Najdete ji na třech místech a z každého z nich se dá rovnou nakupovat:

• na Nástěnce v panelu Doklady k dokončení,
• na stránce Došlé doklady v menu Faktury přijaté,
• v sekci Rozšíření na stránce Tarify a rozšíření.

Na kterémkoli z těchto míst klikněte na Dokoupit doklady. Pokud místo odkazu vidíte upozornění, že o dokoupení může rozhodnout pouze správce firmy, požádejte o nákup správce.

2. Zvolte počet balíčků

Tlačítky plus a minus nastavíte, kolik balíčků chcete, celková cena se přepočítá okamžitě. Všechny ceny v rekapitulaci jsou uvedené včetně DPH, jde tedy o částku, kterou skutečně zaplatíte.

3. Vyberte způsob platby

Pod rekapitulací zvolíte jednu ze dvou možností:

• Platba kartou. Pokud máte v iÚčtu uloženou kartu, jen ji vyberete. Bez uložené karty vyplníte údaje přímo ve formuláři. Platbu zabezpečuje brána Stripe, banka může vyžádat potvrzení v mobilní aplikaci.
• Okamžitá platba QR kódem. Po potvrzení objednávky se zobrazí QR kód, který naskenujete v bankovní aplikaci, zvolíte okamžitou platbu a potvrdíte.

Karta se použije jen pro tento nákup. Žádné automatické prodloužení ani opakované strhávání se nenastavuje.

4. Zaplaťte a doklady se připíší

Po kliknutí na Zaplatit proběhne platba kartou hned a doklady máte na účtu okamžitě. U QR platby se doklady připíší, jakmile dorazí platba, u okamžité platby to bývá během několika minut. Stránku s QR kódem můžete mezitím zavřít.

Fakturu vám pošleme e-mailem. Nový zůstatek uvidíte na kartě Automatické rozpoznání došlých dokladů v položce Dokoupené doklady.

Co se stane, když doklady dojdou úplně

Automatické rozpoznání se pozastaví, dokud si nedokoupíte další doklady. Nahrávat a účtovat doklady ručně můžete dál bez omezení. Aby vás vyčerpání nezaskočilo, karta vás na něj upozorní barvou: oranžovou při docházejícím zůstatku a červenou při vyčerpání.

Časté dotazy

Vyprší mi dokoupené doklady, když je nevyčerpám?

Ne. Dokoupené doklady nepropadají a přenášejí se do dalších měsíců, dokud je nevyužijete.

V jakém pořadí se doklady čerpají?

Nejdřív se vyčerpá měsíční limit vašeho tarifu, který se každý měsíc obnovuje. Teprve pak se sahá na dokoupené doklady.

Proč nevidím odkaz Dokoupit doklady?

Nákup může provést jen správce firmy. Ostatní uživatelé vidí zůstatek, ale nákup pro ně není dostupný.

Platba se nezdařila. Co dál?

Nic se nestrhlo. Zobrazí se stránka s informací, že objednávka nebyla dokončena, a s odkazem zpět na nákup. Nákup můžete jednoduše zopakovat, případně zvolit jiný způsob platby. Pokud si nevíte rady, napište nám na info@iucto.cz.

Hlásí se mi, že žádný balíček není dostupný. Co s tím?

Nabídka je dočasně nedostupná. Zkuste to za chvíli znovu, nebo nám napište na info@iucto.cz a nákup s vámi vyřešíme.

Vyzkoušejte automatické rozpoznání dokladů

Pokud automatické rozpoznání došlých dokladů ještě nepoužíváte, je to nejrychlejší cesta, jak se zbavit ručního přepisování. iÚčto si můžete vyzkoušet na 14 dní zdarma, bez platební karty.