AI vytěžování dokladů nové generace: iÚčto přečte i účtenky

Konec měsíce a ve schránce třicet faktur. K tomu hrst účtenek za tankování a kancelářské potřeby, které čekají v telefonu. Každou je potřeba otevřít, opsat dodavatele, číslo dokladu, data, částky, DPH a číslo účtu. Hodina práce, kterou nikdo nemá rád, a při ní se snadno přehodí dvě číslice.

Tohle za vás teď udělá iÚčto inteligence, nová generace AI vytěžování dokladů přímo v iÚčtu. Nahrajete PDF od dodavatele nebo fotku účtenky z telefonu a za chvíli máte připravený doklad: dodavatel, data, částky, DPH, číslo účtu i jednotlivé položky. Vy ho jen zkontrolujete a uložíte.

Proč se AI vytěžování dokladů hodí

Ruční přepisování došlých dokladů je nejpomalejší část účetnictví. Nic se při něm nerozhoduje, jen se opisuje, a přesto zabere nejvíc času. Čím víc dodavatelů, tím víc formátů faktur a tím déle trvá najít na každé z nich datum zdanitelného plnění nebo variabilní symbol.

Chyba v opsaném čísle účtu nebo v DPH se přitom neprojeví hned. Objeví se až při platbě, při párování s bankou nebo v kontrolním hlášení, kdy se dohledává nejhůř.

Co je nového

V Došlých dokladech pracuje iÚčto inteligence. V nabídce zpracování je první a jmenuje se Automatické AI zpracování. Nečte jen text z obrázku, dokladu rozumí:

• Přečte i účtenku z telefonu. Stačí fotka: prodejce, položky, DPH i to, že jste platili kartou.
• Pozná, o jaký doklad jde. Podle nadpisu rozliší fakturu, zálohovou fakturu a dobropis a u zálohy a dobropisu se pro jistotu zeptá.
• Najde dodavatele. Hledá v adresáři i v registru ARES, a když ho nenajde ani tam, založí ho z údajů na dokladu.
• Spáruje dobropis s fakturou. Dobropis sama propojí s fakturou, kterou opravuje, pokud ji v iÚčtu najde.
• Hlídá součty. Když položky, DPH a součty dokladu spolu nesedí, upozorní vás, ještě než doklad uložíte.
• Pracuje na pozadí. Najednou jí předáte až 50 dokladů (v rámci měsíčního limitu tarifu) a mezitím děláte cokoli jiného, klidně v jiné firmě, nebo se odhlásíte.

Postup krok za krokem je v nápovědě Došlé doklady a automatické rozpoznání, přehled všeho, co umí, na stránce iÚčto inteligence. Celou cestu dokladu od nahrání po zaplacení si můžete proklikat v ukázce Cesta dokladu.

Co jde a co nejde

AI rozpozná fakturu, zálohovou fakturu, dobropis i účtenku. Druh dokladu pozná podle jeho nadpisu a u zálohové faktury a dobropisu se vás zeptá, jestli ho určila správně. Čte doklady ve formátu PDF, JPG a PNG do velikosti 4 MB.

Co nejde: z účtenky vznikne vždy faktura přijatá, pokladní doklad ani předpis nákladů z ní automaticky nevznikne. A doklad se nikdy neuloží sám. Poslední slovo máte vždy vy, protože za správnost účetnictví odpovídáte vy, ne program.

Čím se liší od interaktivního AI zpracování

• Automatické AI zpracování spustí iÚčto inteligenci, novou AI v iÚčtu. Doklad přečte sama, rovnou otevře předvyplněný doklad a přenese do něj i způsob platby a zaokrouhlení.
• Interaktivní AI zpracování zůstává v nabídce dál. Doklad vytěží a údaje potom kontrolujete pole po poli přímo na naskenovaném dokladu. Hodí se, když chcete každý údaj ověřit proti originálu.

Jak na to ve třech krocích

1. Nahrajte a označte doklady

V Došlých dokladech přetáhněte soubory do pole pro nahrání. Pak zaškrtněte doklady, které chcete rozpoznat, a klikněte na Zpracovat. Na kartě vpravo nahoře vidíte, kolik dokladů vám tento měsíc zbývá. Doklady můžete posílat i přes API (tarify Fakturace, Firma a Max).

2. Zvolte Automatické AI zpracování

V nabídce klikněte na Automatické AI zpracování. Doklady se zařadí ke zpracování a vy můžete pokračovat v práci. Seznam se sám obnovuje a u každého dokladu vidíte, jestli čeká, zpracovává se, nebo už čeká na vaši kontrolu.

3. Zkontrolujte a uložte doklad

U dokladu ve stavu Čeká na vaši kontrolu klikněte na název souboru. Otevře se nový doklad s předvyplněnými údaji. Projděte částky, DPH a splatnost a doklad uložte. Soubor se k němu sám přiloží. Zaúčtování položek vám iÚčto navrhne podle toho, jak jste podobné položky účtovali dřív (automatický návrh zaúčtování).

Jak to vypadá v praxi

Třicet faktur na konci měsíce

Účetní nahraje všechny faktury od dodavatelů najednou, označí je a spustí automatické AI zpracování. Mezitím se přepne do jiné firmy a zpracuje banku. Když se vrátí, faktury čekají na kontrolu a ona je jednu po druhé projde a uloží. Bez opisování čísel účtů a položek.

Účtenka z telefonu

Podnikatel vyfotí účtenku za kancelářské potřeby a nahraje fotku do iÚčta. AI z ní přečte prodejce, položky, DPH i to, že se platilo kartou, a předvyplní fakturu přijatou. Papírová účtenka může jít do šanonu.

Dobropis od autoservisu

Autoservis pošle dobropis k faktuře za servis vozidla. AI pozná podle nadpisu, že jde o dobropis, nechá vás druh potvrdit a dobropis rovnou propojí s původní fakturou, pokud ji v iÚčtu najde.

Co vám to přinese

• Méně opisování. Dodavatel, data, částky, DPH, platební údaje i položky jsou předvyplněné.
• Méně překlepů. Číslo účtu a variabilní symbol se přečtou z dokladu, ne z oka, a když součet položek nesedí s částkou na dokladu, iÚčto vás na to upozorní.
• Bez čekání u počítače. Rozpoznávání běží na pozadí a vy mezitím děláte, co potřebujete.

Na co si dát pozor

• Měsíční limit. Každý tarif má měsíční počet rozpoznaných dokladů. Když vám nestačí, správce firmy dokoupí další a ty nepropadají.
• Účtenka je faktura přijatá. Pokud účtenku účtujete jako pokladní doklad, zadejte ho ručně v pokladně.
• Kontrola zůstává na vás. Z rozmazané fotky nebo vybledlé účtenky může AI přečíst špatné číslo. Před uložením doklad vždy projděte.

Pro koho to je

Pro každého, kdo dostává faktury v PDF nebo účtenky na papíře a nechce je opisovat: podnikatele, kteří si účetnictví nebo daňovou evidenci vedou sami, i účetní, kteří zpracovávají doklady za více firem. Když vám dodavatelé posílají faktury ve formátu ISDOC, AI nepotřebujete: takovou fakturu iÚčto načte samo a limit nečerpá.

Dostupnost v tarifech

Automatické AI zpracování je ve všech tarifech, liší se jen měsíčním počtem rozpoznaných dokladů: 5 v tarifu Fakturace i ve zkušebním tarifu Start, 10 v Sólu, 30 ve Firmě a 50 v Maxu. Doklady může rozpoznat každý uživatel firmy, uložit je smí ten, kdo má oprávnění k danému druhu přijatých dokladů. Podrobný postup najdete v nápovědě Došlé doklady a automatické rozpoznání.

Vyzkoušejte iÚčto inteligenci zdarma. Zkušební tarif na 14 dní obsahuje 5 AI dokladů. Vyzkoušet zdarma