Vydané zálohové faktury

Co to je a jak s nimi pracovat?

Zálohové faktury se staly nepostradatelným nástrojem ve světě podnikání. Přináší jistotu a ochranu při obchodních transakcích, zejména v případech, kdy je potřeba zajistit platbu předem. Tento článek vás provede všemi důležitými informacemi, které byste měli o zálohových fakturách vědět.

Zálohová faktura, často nazývaná také jako proforma faktura nebo zálohový list, slouží k vystavení výzvy k úhradě před dodáním zboží či poskytnutím služby. Nejedná se o účetní ani daňový doklad, a proto není předmětem DPH.

Hlavní funkcí zálohové faktury je informovat odběratele o částce, kterou má zaplatit, a předejít případným neuhrazeným pohledávkám.

Účel zálohové faktury

• Zajištění platby předem

Zálohové faktury chrání podnikatele před situacemi, kdy zákazník nezaplatí za dodané zboží nebo služby. Získání platby předem je obzvláště důležité u větších projektů nebo při spolupráci s novými klienty.

• Minimalizace rizika

Při vystavení zálohové faktury minimalizujeme riziko finanční ztráty, což podnikání dodává větší stabilitu.

• Přehlednost v účetnictví

Přestože zálohové faktury nejsou účetním dokladem, pomáhají udržet pořádek v komunikaci se zákazníkem.

Náležitosti

Zákon sice nestanovuje povinné náležitosti zálohové faktury, ale doporučuje se zahrnout následující informace:

• Identifikační údaje: Název, adresa, IČO a DIČ dodavatele i odběratele.
• Číslo faktury: Mějte samostatnou číselnou řadu pro tyto doklady.
• Datum vystavení a splatnosti: Datum vystavení by mělo být před realizací zakázky.
• Popis zboží/služby: Například „Záloha na projekt“.
• Částka k úhradě: Celková částka, kterou má zákazník zaplatit.
• Platební údaje: Číslo účtu, variabilní symbol a případné další detaily.
• Upozornění: Doporučuje se uvést, že se nejedná o daňový doklad.

Vzor zálohové faktury

Účtování

• Vystavení a úhrada

Zálohová faktura není účetním dokladem, a proto se v účetnictví neeviduje. Po přijetí platby je však nutné vystavit daňový doklad k přijaté platbě.

• Vyúčtování

Po dodání zboží či služby vystavujeme vyúčtovací fakturu, kde odečteme přijatou zálohu. Tím zajistíme správnost účetních záznamů a compliance s DPH.

Důležité poznámky: Plátci a neplátci DPH

Plátci DPH

Pro plátce DPH je výhodné, že zálohová faktura nevytváří povinnost odvést DPH, dokud není úhrada přijata.

Neplátci DPH

Zálohové faktury mohou využít i neplátci DPH jako preventivní nástroj proti neuhrazeným pohledávkám.

Kdy je vystavujeme ?

Vystavujeme v případech, kdy:

• Dodáváme zboží s vysokou hodnotou.
• Realizujeme větší projekty na zakázku.
• Spolupracujeme s novými klienty nebo klienty s nejasnou platební historií.

Nejčastější otázky a odpovědi (FAQ)

1. Je zálohová faktura účetním dokladem?

Ne, zálohové faktury nejsou účetními ani daňovými doklady. Slouží pouze jako výzva k úhradě.

2. Jak správně účtovat přijatou zálohu?

Přijatá záloha musí být podložena daňovým dokladem, který vystavíme do 15 dnů od přijetí platby.

3. Co dělat, pokud zákazník nezaplatí zálohovou fakturu?

Neuhrazenou zálohovou fakturu lze jednoduše stornovat nebo vymazat z evidence, protože nejde o účetní doklad.

Závěr

Zálohové faktury jsou užitečným nástrojem, který chrání podnikatele před finančními ztrátami a pomáhá zajistit platby předem. Správné používání zálohových faktur přináší jistotu a přehlednost, ať už jste plátcem DPH, nebo neplátcem. Přestože nemají účetní povahu, jejich význam v podnikání je nezpochybnitelný.

Pro uživatele účetního programu iÚčto nabízíme také účetní služby.

Chcete si usnadnit inventarizaci? Vyzkoušejte iÚčto na 14 dní zdarma a přesvědčte se sami, jak může tento nástroj zefektivnit vaši účetní práci. Pro uživatele účetního programu iÚčto nabízíme také účetní služby. Kompletní zpracování účetnictví se pohybuje již od 1399,- korun měsíčně. Máte zájem o vedení účetnictví nebo daňové evidence? Vyžádejte si od nás nezávaznou nabídku. Je to snadné, stačí vyplnit tento dotazník a obratem se vám ozveme.