Spolupráce mezi účetní a klientem: jak si ušetřit mnoho času

Založili jste novou firmu a hledáte externí účetní? Nebo jste si dosud vedli účetnictví sami a už nestíháte? Nejste spokojeni se stávající účetní a chcete najít novou? Začátek roku je ideální příležitostí pro změnu. V dnešním článku si odpovíme na otázky týkající se spolupráce mezi externí účetní a klientem.

Proč je nejlepší předat účetnictví na začátku roku?

Pro daňová přiznání, závěrku nebo mzdové výkazy musí účetní zpracovat veškeré doklady od začátku roku. Pokud předáváte účetnictví v průběhu roku, může se stát, že za první měsíce zaplatíte účetní služby dvakrát – jednou stávající účetní a poté i nové za doúčtování všech dokladů.

Jak zvolit termíny schůzek a předávání dokladů?

Pro daňová přiznání a výkazy jsou pevně dané termíny finanční správou. Účetní proto musí mít doklady včas, aby je mohla správně zpracovat. Klíčové je:

• dohodnout si s účetní termíny, kdy jí budete doklady předávat,
• respektovat výplatní termíny a odevzdávat podklady k mzdám včas,
• při nástupech nebo ukončení pracovního poměru nezapomenout na 8denní lhůtu pro přihlášení k sociálnímu a zdravotnímu pojištění.

Jak ulehčit administrativu ze strany klienta?

Mnoho klientů si myslí, že stačí předat hromadu dokladů a účetní vše zařídí. Pokud však klient nedodržuje základní zásady, přibývá zbytečná práce, dohledávání a komunikace. Na co si dát pozor:

• Systém číslování dokladů – faktury nebo pokladní doklady by měly mít jednotnou číselnou řadu, ideálně začínající rokem, např. FAV240001 (první faktura v roce 2024).
• Variabilní symboly – pomáhají účetní identifikovat platby. Pokud chybí, účetní nepozná, kterou fakturu platba pokrývá. To vede k dotazům a zbytečné práci na obou stranách.
• Vysvětlení položek na dokladu – pokud doklad obsahuje obecné označení (např. „GT8X za 20 000 Kč”), přidejte krátkou poznámku, co položka znamená. Ušetří to čas a předejde chybám při zaúčtování.
• Doklady hrazené v hotovosti – mějte je oddělené od plateb přes banku, aby účetní věděla, že platba proběhla pokladnou.
• Doklady předávat kompletní – pokud účetní nenajde k platbě odpovídající doklad, musí vše dohledávat a komunikovat s vámi či dodavateli.
• Výběry z bankovního účtu – každý výběr popište (např. „výběr do pokladny”), nebo doložte účelem. Není možné brát peníze ze společnosti na osobní výdaje bez správné evidence.

Jak ulehčit práci účetní?

• Srozumitelná komunikace – klienti často nerozumí účetní terminologii. Účetní by měla věnovat čas vysvětlení a nastavení spolupráce, což z dlouhodobého hlediska šetří čas i nervy.
• Včasné účtování dokladů – účetní by měla mít systém (denně, týdně, měsíčně). Pokud doklady dlouho nezpracovává, klient později obtížně dohledává staré platby.
• Otevřená komunikace při problému – pokud účetní narazí na problém (např. chybí doklad, opožděná platba), měla by okamžitě kontaktovat klienta a situaci vyřešit.

Závěrečné doporučení

Nejdůležitější pro spolupráci mezi externí účetní a klientem je kvalitní komunikace. Účetní i klient používají terminologii, která může být pro druhou stranu nesrozumitelná. Proto je důležité vysvětlovat, být trpělivý a ochotný naslouchat. Pokud jedna strana nespolupracuje, stává se spolupráce časově i nervově náročnou – a může být lepší ji ukončit.

Využívejte také moderní technologie – elektronické přenosy dokladů a účetní software, které výrazně šetří čas i administrativu.

Článek byl původně publikován na stránce www.uctovani.net

Autor: Ing. Marie Bohdalová

Trápí vás zpracování účetnictví, nevíte jak vést daňovou evidenci nebo se nevyznáte v daních z příjmů? Využijte našich účetních služeb.

Pro uživatele účetního programu nabízíme iÚčto také účetní služby. Kompletní zpracování účetnictví nebo vedení daňové evidence se pohybuje již od 1399,- korun měsíčně. Máte zájem o vedení účetnictví nebo daňové evidence? Vyžádejte si od nás nezávaznou nabídku. Je to snadné, stačí vyplnit tento dotazník a obratem se vám ozveme.