Oběh účetních dokladů
Oběh účetních dokladů je proces dokladů od jejich vystavení či obdržení až po jejich skartaci. Jde o opakující se cyklus, který se skládá z těchto fází:
1. Vyhotovení (obdržení) dokladu
2. Přezkoušení správnosti dokladu
U přezkoušení správnosti dokladu jde o věcnou a formální kontrolu účetního dokladu. Zde kontrolujeme správné údaje, jako je množství, druh, cena a taktéž náležitosti účetního dokladu.
3. Příprava k zaúčtování
Příprava k zaúčtování spočívá v těchto činnostech:
- třídění dokladů – doklady si rozdělíme podle druhu (faktury, bankovní výpisy, …)
- označování dokladů – doklady označíme číselně nebo abecedně
- evidence – doklady zapíšeme do pomocných účetních knih (např. kniha vydaných faktur, pokladní knihy)
- předkontace – doplníme předkontace
4. Zaúčtování dokladu
Zaúčtování dokladu provádíme v účetních knihách, jako je deník, hlavní kniha.
5. Archivace dokladu
Účetní jednotka musí pečlivě uschovávat účetní doklady, aby je mohla použít při kontrole nebo při objasňování případných nesrovnalostí. Zákon o účetnictví stanovuje uschovací lhůty, ale odborníci doporučují uchovávat doklady déle kvůli možným daňovým dopadům. Obecně lze doporučit desetiletou lhůtu jako základní archivační lhůtu, neboť je dostatečně dlouhá pro většinu dokladů a listin, ale třeba si dát pozor na mzdové doklady, které nelze skartovat po dobu 30 let od konce roku, kterého se týkají. Archivaci dále upravuje zákoník práce, zákon o archivnictví a spisové službě a zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.
6. Skartace
Vyřadíme, tj. fyzicky zničíme účetní doklady z archivu po uplynutí archivační lhůty.
